Collaborez efficacement même à distance !
Signature électronique, GED… Optimisez le travail à distance !
Vous le savez, le télétravail n’est plus obligatoire depuis ce 1er février. Toutefois, il est toujours vivement recommandé et envisagé par plusieurs entreprises.
Depuis la crise sanitaire, le chiffre de personnes en télétravail a explosé, poussant les entreprises à s’adapter et simplifier les activités de leurs collaborateurs.
Collaborer et communiquer efficacement, signer à distance, assurer ses rendez-vous. Tous ces défis ont leur solution aujourd’hui, et c’est Data-IT qui vous les présente !
Si vous souhaitez :
- Permettre à vos collaborateurs de travailler sur le serveur de votre entreprise
- Faciliter la validation de vos documents
- Unifier et favoriser le partage de l’information entre vos services
Cet article est fait pour vous ! Voici les trois solutions facilement installables et adéquates pour être performant à distance et pousser la productivité de vos collaborateurs.
Centralisez et donnez l’accès à vos documents avec une GED
Télétravailler sous-entend un accès facile, rapide et sécurisé aux documents et fichiers de l’entreprise, pour que vous collaborateurs puissent travailler.
Voyez la GED comme une grande armoire électronique partagée où l’ensemble des salariés pourront se servir à distance en fichiers, documents et informations nécessaires.
Chaque accès est personnalisé et paramétrable en fonction des collaborateurs et de leur autorisation à consulter, ou non, certains documents. Ces réglages seront paramétrés depuis le compte administrateur.
La GED, en fonction de votre offre et solution choisie, peut également vous permettre d’envoyer des courriers papiers sans sortir de chez vous. Une option non négligeable pour optimiser votre temps et fluidifier les process.
Et n’ayez pas de réticence, la GED favorise la sécurité de vos documents. Il ne pourra y avoir de dégâts physiques car les documents sont stockés sur des serveurs certifiés. Aucun risque de retrouver vos factures impactées par le temps ou l’humidité d’une potentielle salle des archives souterraine.
En résumé, la GED est une solution sécurisée et agile, permettant de concilier stockage et gestion des documents et accélération de certains processus. Nos experts Data-IT vous accompagne dans vos projets de A à Z.
La signature électronique
Qui dit télétravail, dit visioconférence, « conf-call », Teams, Zoom… Mais QUID d’apposer une signature sur un document à distance ? Avec les solutions de signature électronique, c’est possible.
Fini les journées où l’on imprime, signe, scanne et renvoie le document après signature. Avec la signature électronique, le gain de temps est considérable !
Cette solution se prête à tous les services et types de documents : bon de commande, devis, factures clients ou fournisseurs, documents comptable, contrat de travail… et même les contrats commerciaux ! Imaginez si votre commercial peut signer un contrat chez son client le plus lointain, sans de voir se déplacer. Gain de temps, économies liées au transport, et avantages écologiques.
La signature électronique est donc un outil optimisant la productivité de vos collaborateurs en fluidifiant certains process internes.
On vient de vous présenter la théorie. En pratique, la signature électronique fonctionne ainsi ; une fois la solution déployée, l’employé charge le document à signer dans l’interface utilisé, identifie et sélectionne les signataires et envoie le document.
Les signataires vont recevoir une notification invitant à valider et signer le document. Pour prouver leur authentification et sécuriser le process, ils devront généralement renseigner un code reçu par mail ou sms ou insérer une clé USB.
Ce processus garantie une valeur légale et sécurisée de la signature électronique car l’authentification des signataires est vérifiée.
Pour conclure
L’intégration de solutions Saas dans votre entreprise facilitera le travail de vos équipes, simplifiera vos procédures et permettra l’échange direct et efficace entre collaborateurs.
Automatisation de certaines tâches, flexibilité et agilité de vos salariés, possibilité de mettre en place le télétravail sereinement. Les avantages de ces solutions sont nombreux !
Et si on en discutait ?